Näin poimimme kuittien tiedot tekoälyllä lähettämättä niitä pilveen

Kirjanpitopalvelumme saa joka kuukausi tulotositteita, polttoainekuitteja ja puhelinlaskuja sekä PDF-tiedostoina että puhelimella otettuina kuvina. Jokaisen luvun näppäily käsin oli hidasta ja virhealtista. Dokumenttien lähettäminen pilven tekoälypalveluun olisi ollut nopeaa, mutta kyse on oikeiden ihmisten taloustiedoista. Siksi rakensimme putken, joka pitää ne omassa ympäristössämme.

1. Sähköiset PDF:t luetaan suoraan

Monet dokumentit, kuten alustojen tulotositteet, ovat sähköisiä PDF-tiedostoja, joissa on oikea tekstikerros. Niihin ei tarvita tekoälyä lainkaan: PDF-lukija lukee tekstin tarkasti, heti ja maksutta. Tämä on nopein ja tarkin reitti, joten se kokeillaan aina ensin.

2. Kuville ja skannauksille tekstintunnistus

Rypistyneen kuitin valokuvassa ei ole tekstikerrosta. Silloin putki käyttää tekstintunnistusta (OCR), joka muuttaa kuvan tekstiksi. OCR ei ole virheetön, ja juuri siksi seuraavat vaiheet ovat olemassa.

3. Ensin säännöt, sitten tekoäly

Jokaisella dokumenttityypillä on oma poimijansa. Polttoainekuitti, puhelinlasku ja tulotosite näyttävät erilaisilta, ja tunnetut muodot voidaan lukea yksinkertaisilla ja ennustettavilla säännöillä. Vasta kun säännöt eivät ole varmoja, teksti menee kielimallille, joka toimii paikallisesti omalla laitteistollamme ja palauttaa rakenteiset kentät: myyjä, päivämäärä, summa, ALV ja kategoria.

4. Ihminen vahvistaa

Tulosta ei koskaan tallenneta automaattisesti. Kirjanpitäjä näkee valmiiksi täytetyn lomakkeen alkuperäisen dokumentin vieressä, korjaa tarvittaessa ja tallentaa. Tekoäly poistaa näppäilyn, mutta luvuista vastaa ihminen.

Miksi paikallisesti eikä pilven tekoälyrajapinnalla?

• Tietosuoja: dokumentit eivät koskaan poistu hallitsemastamme ympäristöstä, mikä helpottaa GDPR-vaatimusten täyttämistä huomattavasti.
• Ennustettavat kulut: ei dokumenttikohtaisia rajapintamaksuja, jotka kasvavat määrän mukana.
• Dataasi ei käytetä koulutukseen: mitään ei lähetetä kolmannelle osapuolelle.

Vastapainona paikalliset mallit ovat pienempiä kuin suurimmat pilvimallit. Siksi putki nojaa ensin tarkkaan lukemiseen ja sääntöihin, ja siksi ihminen tarkistaa jokaisen tuloksen.

Missä muualla tämä toimii

Sama malli sopii mihin tahansa yritykseen, jossa tietoja näppäillään dokumenteista uudelleen: ostolaskut, lähetteet, tilauslomakkeet, sopimukset tai hakemukset. Jos tiimisi kopioi lukuja PDF-tiedostoista toiseen järjestelmään, sen voi todennäköisesti automatisoida ilman, että dokumentit päätyvät kenellekään muulle.